By Kolekcjoner 
Nowe przepisy dotyczące dokumentów publicznych, które weszły w życie 12 lipca 2019 roku, mają na celu ograniczenie wyłudzeń poprzez zakaz wykonywania i handlu replikami dowodów osobistych oraz innych dokumentów publicznych. Oznacza to, że każda osoba, która wykona, sprzeda lub będzie posiadała w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, może zostać ukarana grzywną, karą ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat dwóch.
Zwalczanie kradzieży tożsamości
Podszywanie się pod inne osoby, by wyłudzać pożyczki lub kupować drogie rzeczy na raty, stało się łatwiejsze dzięki tzw. dokumentom kolekcjonerskim. Te fałszywe dokumenty, wyglądające niemal identycznie jak oryginały, umożliwiały oszustom popełnianie przestępstw. Nowa ustawa stara się ukrócić ten proceder, wprowadzając surowe kary za posiadanie i handel takimi replikami.
Szczegóły przepisów
Repliką uznawaną za nielegalną jest kopia dokumentu publicznego o wielkości od 75% do 120% oryginału i cechach autentyczności. Wyjątki dotyczą kopii wykonywanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych, zgodnie z odrębnymi przepisami. Ważne jest, aby podmioty kopiujące dokumenty przestrzegały zasad minimalizacji danych, co oznacza, że mogą przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do określonego celu.
Znaczenie nowych przepisów dla ochrony danych
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) podkreśla, że kopiowanie dokumentów często prowadzi do przetwarzania zbyt szerokiego zakresu danych osobowych. Przykładowo, firma telekomunikacyjna nie ma prawa kopiować całego dowodu osobistego, gdyż zawiera on dane niepotrzebne do zawarcia umowy, takie jak wizerunek, płeć czy obywatelstwo. Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy pozwalają niektórym podmiotom, jak banki czy firmy ubezpieczeniowe, na kopiowanie dokumentów, ale tylko w określonych sytuacjach.
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że przetwarzanie danych osobowych w sposób wykraczający poza dopuszczalny zakres może skutkować sankcjami. UODO będzie monitorować, czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego, co niezbędne, i czy nie narusza zasady minimalizacji. Na przykład, wystarczającym uzasadnieniem do spisania danych z dowodu osobistego może być tylko imię, nazwisko, dokument kolekcjonerski, adres zamieszkania i numer PESEL, bez konieczności kopiowania całego dokumentu.
Kiedy kopiowanie dokumentów jest dozwolone?
Kopie dokumentów są często wykonywane przez banki, co jest dozwolone w określonych przypadkach, takich jak przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Ustawa pozwala na kopiowanie dokumentów tożsamości w celu stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Podmioty uprawnione do tego to między innymi banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory i notariusze, zwłaszcza w sytuacjach podejrzeń co do legalności transakcji.
Nowe przepisy wprowadzają istotne zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych i mają na celu zwiększenie ochrony przed kradzieżą tożsamości. Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procedury do nowych wymogów, aby uniknąć sankcji i zapewnić bezpieczeństwo danych swoich klientów.
Przepisami regulowane jest również postępowanie z danymi osobowymi po zakończeniu celu ich przetwarzania. Administratorzy danych mają obowiązek usunięcia zbędnych danych lub zwrócenia ich właścicielowi, co jest istotne w kontekście ochrony prywatności i minimalizacji ryzyka wyłudzeń.
Znaczenie dla obywateli
Obywatele powinni być świadomi swoich praw wynikających z RODO, w tym możliwości żądania usunięcia danych, które zostały zebrane niezgodnie z prawem. Warto pamiętać, że zawsze możemy zwrócić się do administratora z wnioskiem o usunięcie naszych danych, jeśli uważamy, że zostały one zebrane bezprawnie lub w nadmiernym zakresie. W przypadku braku reakcji ze strony administratora, możemy złożyć skargę do Prezesa UODO.